Les fabricants croulent sous la paperasse. La technologie est le canot de sauvetage.

Un environnement de fabrication moderne est très réglementé, avec des lois sur la responsabilité du fait des produits qui obligent les fabricants à conserver certains documents pendant 30 ans !

C'est une longue période pour conserver une montagne de papier, ce qui entraîne de nombreux défis, tels que le stockage et la sécurité de tous ces documents.

Mais les données contenues dans tout ce document sont essentielles au succès de l’organisation. Documentation vitale qui garantit que les produits sont adaptés au marché. Le non-respect des bonnes pratiques de fabrication (BPF), de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) ou de la législation locale peut rendre les produits d'un fabricant impropres à la vente, avec des conséquences potentiellement dévastatrices pour l'entreprise.

Une grande partie de la documentation des fabricants ajoute également une valeur significative aux clients et aux fournisseurs, tout en améliorant les opérations internes dans l'ensemble de l'organisation. Il ne fait aucun doute qu'il est important de conserver les documents, mais cela soulève la question « existe-t-il une meilleure façon ? » Des études ont montré que la suppression du papier des processus peut augmenter l'efficacité jusqu'à 300 % (AIIM février 7 2024).

Alors, comment les fabricants peuvent-ils utiliser la technologie pour capturer, partager et distribuer efficacement des données et de la documentation au sein de chaînes d’approvisionnement complexes ? En réponse, de nombreux fabricants complètent désormais leurs systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) et de planification des besoins en matériaux (MRP) par des systèmes de gestion de documents (DMS), qui constituent peut-être la meilleure méthode pour tirer parti de la technologie afin de rationaliser les processus et d'augmenter l'efficacité. .

Un DMS est un outil puissant capable d'extraire, de manipuler, de stocker et d'acheminer des données et des documents quand, où et comment ils sont nécessaires. Considérez un instant la quantité de documentation générée par une organisation de fabrication et à quel point il serait simple et avantageux de gérer automatiquement la majeure partie de cette documentation. Au-delà de la réduction des exigences réglementaires sur les opérations, son plus grand avantage est qu'il réduit généralement les exceptions de conformité jusqu'à 85 % (Aberdeen Group, octobre 2025).

Si vous envisagez d'utiliser un DMS, commencez par vous concentrer sur les informations réglementaires que vous devez capturer et générer. En extrayant automatiquement les données des documents papier et électroniques de forme libre, les fabricants peuvent transformer leur contenu en données pouvant être recherchées et traitées. Les informations générées à partir d'autres systèmes ou de machines individuelles peuvent également être extraites et traduites dans un format approprié et stockées.

Un DMS peut également améliorer les capacités des ERP et MRP lorsqu'il s'agit de répondre aux obligations réglementaires, de stocker et de récupérer des informations, ainsi que de transformer ou de reformater des données. Les entreprises peuvent désormais fournir des fichiers de données contenant des informations, spécialement formatées selon les besoins du destinataire et distribuées avec des liens HTML vers leurs référentiels de documents. La valeur du DMS augmente considérablement à mesure que l'entreprise mûrit et que les infrastructures de documents et d'informations sont étendues et intégrées.

Associez cette automatisation aux meilleures pratiques de travail et à la nécessité d’améliorer l’efficacité du back-office, et vous obtiendrez de nombreux avantages.