Centre de connaissances sur les expéditions internationales de Kapoklog Facture pro forma et facture commerciale : définitions, exemples et différences

 

Centre de connaissances sur les expéditions internationales de Kapoklog Facture pro forma et facture commerciale : définitions, exemples et différences

 

Il existe des différences importantes entre une facture pro forma et une facture commerciale. Les deux documents se ressemblent, il est donc important de savoir les différencier.

 

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Une facture pro forma peut répondre à une lettre de demande de renseignements d’un acheteur potentiel ou fournir les conditions d’une facture finale, afin que le client sache à quoi s’attendre.

« Pro forma » signifie « sur la forme », il s'agit donc plutôt d'une estimation ou d'un exemple de ce que sera ou ressemblera la facture réelle à la fin du projet.

Une facture pro forma comprend une description des marchandises, une liste détaillée des coûts et le montant estimé à payer. Elle contient également d'autres détails généraux tels que les coordonnées de l'entreprise ou de la personne, son adresse et le nom de l'acheteur.

Un client potentiel peut demander cette facture avant d'accepter de faire appel à l'entreprise ou à la personne. De nombreuses entreprises, en particulier les entrepreneurs, qualifient la facture pro forma de « devis » ou d'« estimation » du coût final du projet. Le vendeur ne garantit pas que le montant sera celui indiqué sur la facture pro forma.

 

Quand utiliser une facture pro forma

Vous utilisez une facture pro forma avant l'échange des biens ou des services. L'objectif est de donner au client ou au client potentiel une idée du coût du projet ou du produit, afin qu'il sache à quoi s'attendre comme coût final. C'est comme un accord de bonne foi entre le vendeur et l'acheteur, de sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde concernant les prix.

 

Exemples de factures pro forma

Toutes les situations ne nécessitent pas une facture pro forma. Si le montant est déterminé avant que la transaction ne soit terminée et que les services ne soient rendus, il n'est pas nécessaire d'établir une facture pro forma, car le prix est clair pour tout le monde. Les factures pro forma sont nécessaires lorsque le coût peut varier en fonction de la main-d'œuvre, des matériaux ou du temps imprévus. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de cas où une facture pro forma peut être utilisée :

Estimation d'oeuvres d'art sur commande

Estimation de projet de construction

Estimation de vêtements personnalisés

Estimation des travaux automobiles

Estimation des honoraires d'avocat

Estimation des frais médicaux choisis

Les services ou les biens ci-dessus peuvent nécessiter des matériaux supplémentaires ou prendre plus de temps une fois le projet lancé, ce qui signifie que le vendeur devra facturer plus cher le service ou le produit. Par exemple, un projet de construction peut coûter plus cher parce que l'entrepreneur trouve de la moisissure ou que l'acheteur a demandé un autre type de bois.

 

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Une facture commerciale est la facture standard envoyée au client après la réception des marchandises ou la prestation des services.

La facture commerciale reflète le coût réel du projet, y compris tous les matériaux, la main-d'œuvre et les autres dépenses. Le montant à payer sur la facture commerciale peut être inférieur ou supérieur à celui figurant sur la facture pro forma. Le montant figurant sur la facture commerciale correspond au montant que le client doit payer à l'entreprise ou au particulier. Une facture commerciale reflète le coût final qu'un acheteur doit payer.

 

Bien que les factures commerciales puissent être utilisées par toute entreprise ou personne émettrice de factures, elles sont courantes dans les transactions de transport maritime international et le commerce mondial. L'importation et l'exportation de marchandises font toujours l'objet d'une facture commerciale pour déclarer aux agents des douanes le montant payé pour l'expédition. La facture est nécessaire aux fins de la déclaration de dédouanement lors de l'envoi d'un envoi à l'étranger.

Malgré leur nom, les documents commerciaux ne sont pas uniquement destinés à des fins commerciales. Les artistes indépendants, les écrivains, les ouvriers et les entrepreneurs utilisent souvent des factures pour demander un paiement.

 

Quand utiliser une facture commerciale

Une fois le travail terminé, vous envoyez la facture commerciale. Cette facture constitue le montant final, vous ne devez donc pas envoyer de facture commerciale avant d'avoir calculé toutes les dépenses liées. Vous envoyez la facture commerciale lorsque vous êtes prêt à recevoir le paiement de vos marchandises. Vous ne pouvez pas envoyer de facture commerciale avant d'avoir terminé le projet, sauf si vous connaissez le prix exact, auquel cas la facture pro forma est inutile.

 

Exemples de factures commerciales

Une facture commerciale est une facture dont le montant final à payer reflète les biens reçus ou les services rendus. Certains services peuvent être payés en totalité à l'avance car le coût est prédéterminé et ne fluctue pas. Mais les factures suivantes sont des exemples de factures commerciales qui indiquent le montant à payer en fonction des biens et services réels.

Coût des marchandises exportées

Coût des marchandises importées

Facture médicale finale

Coût final des services d'avocat

Projet de loi final du projet de construction

Facture finale de restauration

De nombreux exemples ci-dessus auraient réussi avec une facture pro forma, mais les expéditions internationales ne nécessitent souvent qu'une facture commerciale.

 

Principales différences entre les factures pro forma et les factures commerciales

Comme mentionné précédemment, les factures se ressemblent beaucoup en termes de présentation et de fonctionnalités. Au premier coup d'œil, il est facile de confondre les deux factures, c'est pourquoi il est important de comprendre les différences entre les documents.

 

Les principales différences se résument à l'objectif de la facture et à la manière dont elle est appropriée à un certain stade d'un projet. Les sections ci-dessous expliquent les principales différences entre les deux factures, afin que vous sachiez quand les utiliser et ce qu'elles signifient lorsque vous en recevez une.

 

Quand ils sont émis

Les factures pro forma sont envoyées avant la fin du projet ou du service. Une facture pro forma est presque toujours utilisée avant le début du projet. Elle est souvent envoyée avant que le client n'embauche officiellement l'entreprise ou la personne. Une facture pro forma peut être envoyée pendant un projet, mais c'est moins courant.

Vous ne pouvez pas envoyer de facture commerciale tant que toutes les dépenses n'ont pas été calculées et que le travail n'est pas effectué à 100 %. Dans le cas contraire, le montant peut être incorrect.

 

Ce qu'ils incluent

Les informations figurant sur la facture pro forma et la facture commerciale sont très similaires. Les deux contiendront probablement des détails concernant l'acheteur, le vendeur, le projet ou le produit, les implications fiscales et le processus de paiement. Les conditions de paiement comprennent des informations telles que le délai après l'achèvement du projet pour envoyer le paiement ou les formes de paiement acceptées par le vendeur. La différence réside dans le montant du paiement indiqué.

Sur une facture pro forma, le montant indiqué n'est qu'une estimation basée sur les coûts prévus. Le montant d'une facture commerciale indique ce qui doit être payé en fonction des coûts réels. Une facture commerciale comprend souvent une liste détaillée des dépenses précises qui contribuent au montant final à payer.

 

Comment ils sont utilisés

Une facture pro forma donne à l'acheteur une idée de ce qu'il devra payer. Pour le vendeur, les factures pro forma peuvent aider à budgétiser ses revenus prévus. Une facture commerciale sera conservée à des fins fiscales et comptables pour les deux parties.

 

Conclusion

Toutes les entreprises n'utilisent pas de factures commerciales ou pro forma, mais elles peuvent être utiles à des fins de comptabilité et de communication. N'oubliez pas que les factures pro forma précèdent les biens ou les services, et les factures commerciales viennent après. La différence entre facture pro forma et facture commerciale se résume à la différence entre le coût estimé et le prix réel.

 

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