Comment optimiser votre implémentation TMS de l'expéditeur

 

Dans tout processus de sélection de logiciels, les coûts sont une considération clé. Dans le cas d'un système de gestion des transports (TMS), il y a deux ensembles de coûts: les coûts récurrents, qui se rapportent généralement au nombre d'envois qui circulent dans le système; et les frais de mise en œuvre ponctuels. Alors quecoûts récurrentssont plus susceptibles de corréler le volume, la valeur et le retour sur investissement (ROI), il est important pour tout expéditeur de comprendre, d'évaluer et de minimiser leurs coûts uniques, tout en optimisant leur logiciel pour une valeur à long terme.

 

Elmer Spruijt (photo ci-dessous), VP, Ventes mondiales,Descartes, explique ce que les expéditeurs doivent savoir sur les coûts de mise en œuvre du TMS.

 

Enquêter sur vos besoins

Tout expéditeur qui cherche à acquérir un système de gestion des transports (TMS) examinera comment les différentes solutions sur le marché peuvent optimiser leurs opérations. Cependant, avec le coût d'un TMS de 30, 000 eur à 900, 000 EUR (25 £, 000 et £ 750, 000), c'est la clé Pour avoir une compréhension claire de la valeur et des avantages, vous avez besoin de votre nouveau TMS pour fournir - et examinez les coûts par rapport à la valeur créée. En fonction des capacités, des coûts connexes et de la valeur attendue, vous pouvez faire le bon choix pour votre entreprise, rationaliser la mise en œuvre et la configuration, et assurer la longévité du système.

Les principaux influenceurs des coûts de mise en œuvre du TMS à considérer, notamment:

1. Connectivité avec les transporteurs / transitaires

L'automatisation est le principal moteur des avantages opérationnels. En particulier pour les expéditeurs à volume élevé, une opération efficace et efficace est essentielle. Cependant, l'automatisation nécessite non seulement la configuration des connexions avec des systèmes internes comme votre ERP, mais également avec des transporteurs / transitaires externes pour la réservation / l'appel d'offres des expéditions; échanger des instructions; messages d'état et alertes; et la facturation. Tous ces facteurs doivent être inclus dans tous les TM que vous sélectionnez. Pourtant, la mise en place de ces connexions nécessite des efforts et des coûts, et si vous travaillez avec plusieurs opérateurs / transitaires, cela peut être important.

Certaines solutions TMS ont une API publiée qui permet à tout transporteur / transmission externe de connecter leurs systèmes au TMS. Cependant, de nombreux transporteurs / transitaires ne sont pas disposés ou capables de créer la connexion, et même s'ils le sont, ils voudront très probablement vous facturer le coût d'intégration. Cela fait d'avoir un fournisseur TMS avec un grandréseauet la possibilité d'ajouter facilement de nouveaux transporteurs / transitaires cruciaux pour garder les coûts de connectivité sous contrôle.

 

2. Complexité des règles commerciales

Les solutions TMS des expéditeurs les plus avancées peuvent gérer de nombreux scénarios différents (modes de transport, différents types de fret, différences régionales, etc.) qui nécessitent généralement une configuration, tandis que les solutions les plus basiques ne permettent souvent qu'un flux de processus et un ensemble de règles avec des écarts minimaux. Si votre processus actuel pour travailler avec les fournisseurs et les transporteurs / transitaires n'est pas pris en charge par le TMS, vous pouvez avoir du mal à l'utiliser efficacement et ne pas obtenir les résultats souhaités.

Le mot ici est la prudence, car de nombreux expéditeurs peuvent être enclins à choisir une solution élégante, moderne et peu coûteuse, pour découvrir que cela ne s'aligne pas avec leur flux de travail. Les conséquences devraient inclure des solutions de contournement manuelles et même la résiliation du contrat avec le vendeur TMS après quelques mois.

Presque tous les expéditeurs ont besoin de définir des règles commerciales avancées dans leur TMS pour consolider automatiquement les expéditions, sélectionner le mode de transport optimal, créer des charges multiples, suivre la logique du guide de routage et sélectionner automatiquement le meilleur opérateur. Il est essentiel de sécuriser le soutien des experts lors de la mise en œuvre initiale pour maximiser les avantages de votre TMS, bien qu'il implique des efforts et des dépenses. Alors que les entreprises souhaitent maintenir les coûts au minimum, les coûts de mise en œuvre qui configurent et connectent correctement le TMS vous permettra de profiter des avantages du TMS pour les prochaines années 10+.

 

3. Solutions et implication tierces

Un TMS moderne et complet devrait gérer tous les modes de transport; Connectez-vous avec tous les transporteurs / transitaires impliqués; automatiser l'échange d'informations; et offrir une visibilité en temps réel. Cependant, certains fournisseurs de TMS s'appuient toujours sur des solutions tierces pour fournir certaines capacités, par exemple la visibilité en temps réel et les achats / expédies de colis. La nécessité d'impliquer des solutions tierces et souvent des ressources tierces pendant la mise en œuvre ajoute de la complexité et nécessite la construction / configuration d'interfaces pour faciliter l'alignement du modèle de données et l'échange de données. Celles-ci auront évidemment un impact non seulement sur l'effort de configuration initial et les coûts, mais aussi un impact sur l'effort de maintenance future.

 

4. Expertise en équipe de projet avec le TMS sélectionné

Certains grands fournisseurs ERP, qui fournissent également une composante de gestion des transports, peuvent s'appuyer sur des partenaires externes pour mettre en œuvre leurs solutions TM. Avec la complexité et les différents types et niveaux de fonctionnalités impliqués dans une implémentation TM, il se peut que le projet soit doté de personnes inexpérimentées dans vos besoins spécifiques. Non seulement cela est susceptible de prendre plus de temps (et de coût) pour terminer la mise en œuvre, mais il existe également un risque de configuration TMS sous-optimale.

Une équipe de projet expérimentée avec votre solution TM sélectionnée, et avec une compréhension démontrable des besoins de votre entreprise, apportera - en revanche - les meilleures pratiques et normes qui peuvent réduire considérablement l'effort et le coût de la mise en place du TMS, tout en garantissant la configuration du système qui maximisera votre potentiel d'épargne. Comment économiser de l'argent sur une implémentation TMS avant de commencer?

 

Il existe trois façons fondamentales d'économiser les coûts:

1. Profitez de l'occasion pour consolider le nombre de transporteurs / transitaires avec lesquels vous travaillez, ou laissez les petits fournisseurs se connecter via un portail de transporteur plutôt qu'une connexion API ou EDI directe. Cela signifie qu'ils devront accepter manuellement les expéditions / charges pendant que vous recevez des mises à jour automatisées dans votre TMS. La visibilité automatisée en temps réel peut toujours être disponible avec ces transporteurs via une connexion distincte à une plate-forme de visibilité intégrée comme Descartes MacRopoint ™.

2. Limitez le nombre de fournisseurs de solutions impliqués dans votre TMS global. Cela aura le plus d'impact en termes de temps de mise en œuvre, de coût et de l'expertise de l'équipe de mise en œuvre requise. Le fait d'avoir une équipe d'experts vrais supervisant votre solution complète entraînera une manipulation optimisée de processus et un risque réduit de complications et de coûts de mise en œuvre inattendus.

3. Au-delà de ces facteurs externes, l'implication active de votre propre équipe est essentielle. Le fait de participer aux bons parties prenantes (y compris les principaux utilisateurs) et à atteindre un consensus sur les processus optimaux, ainsi que le soutien informatique fiable et un chef de projet de votre côté, influencera considérablement les coûts du projet, le calendrier et le succès global.

 

Conclusion

Les expéditeurs qui ont mis en œuvre un TMS ont indiqué que la phase d'analyse et de conception est cruciale pour le projet global. Assurez-vous que les bonnes personnes allouant suffisamment de temps pour fournir un document de conception de solutions robuste, ainsi que pour participer à des tests d'acceptation qui minimiseront les demandes de modification et les retards de synchronisation dus aux bogues tout au long du projet. L'optimisation de votre implémentation TMS en comprenant et en déterminant vos besoins à l'avance, en examinant les moyens de consolider la complexité du projet et en veillant à ce que les bonnes parties prenantes soient impliquées dans chaque étape du processus contribueront à garantir que les deux coûts uniques sont limités et Vous vous préparez à une valeur à long terme.