Contrôlez votre environnement d'impression ; tirer les leçons de la « ligne de front » Par kapoklog Logistics

Les services d'impression gérés (MPS) constituent un marché mature pour les appareils tels que les photocopieurs et les imprimantes de bureau à usage général, la majorité des entreprises les utilisant depuis plus de trois* ans ; 45%* affirment qu'il est en place depuis plus de cinq ans.

Mais avec la montée en puissance du personnel décentralisé et l'utilisation généralisée des tablettes, MPS a dû évoluer au niveau du front office pour garantir aux entreprises une visibilité complète sur l'ensemble de leur environnement documentaire. La gestion de l’impression reste donc importante, le défi étant de contrôler des quantités toujours croissantes d’informations et de données provenant de sources très diverses.

Il m'a toujours semblé étrange que les organisations n'aient jamais vraiment adopté le concept de MPS pour les applications de back-office de la même manière qu'elles l'avaient adopté au départ. Les principes et les avantages sont les mêmes : ils gagneraient en contrôle et en visibilité sur l'ensemble de leur parc d'imprimantes, tout en économisant jusqu'à 30 % de leurs coûts.

Mais tout comme les exigences du front office évoluent, il en va de même pour l’arrière. La dépendance croissante des entrepôts et des usines à l'égard des imprimantes mobiles, des scanners portables et des tablettes signifie que ce ne sont pas seulement les ressources d'impression qui doivent être gérées, mais tous les appareils. Si un appareil est perdu ou volé, s'il tombe en panne pendant les périodes de pointe comme le Black Friday ou Noël, ou même s'il n'a plus de batterie juste avant un changement d'équipe, cela peut avoir un impact sérieux sur votre capacité à répondre aux besoins des clients. VDC Research estime qu'une panne d'appareil équivaut à 80 minutes de perte de productivité.

Les services de visibilité des actifs (AVS) comme ceux que nous proposons signifient que vous disposez d'un aperçu plus prédictif de l'état de vos appareils mobiles et donc d'un niveau plus élevé de visibilité opérationnelle. Et vous n'avez pas besoin d'investir dans un logiciel de gestion des appareils mobiles (MDM), car AVS peut utiliser un simple agent disponible sur les appareils Zebra compatibles Android et Windows pour collecter les données critiques nécessaires à l'entreprise. Il peut classer l'état de santé de chaque appareil à l'aide d'un simple système de codage couleur des feux de circulation et donner un aperçu de la manière de résoudre le problème affectant le fonctionnement.

AVS et MPS vous permettent de transformer la façon dont vous gérez vos actifs, vous rendant ainsi proactif plutôt que réactif. Ils vous fournissent les outils et les informations dont vous avez besoin pour anticiper les dépenses, vous offrant ainsi un meilleur contrôle budgétaire et moins de factures imprévues.

Au sein du front office, le coût était, et reste toujours, le principal moteur du MPS. Mais les entreprises ont aujourd'hui besoin de plus que de réaliser des économies : elles veulent également des solutions et des services d'impression sécurisés, ce qui n'est pas surprenant étant donné que 61 %* des entreprises mondiales ont signalé au moins une violation de données liée à l'impression l'année dernière. Encore une fois, les environnements de back-office ne sont pas différents, et j'estime, par exemple, qu'environ 90 % des entreprises impriment des étiquettes « à la demande » à partir de l'interface de l'imprimante de conception d'étiquettes. Cela les expose à un risque accru que les opérateurs apportent des modifications non autorisées aux étiquettes avant l'impression, soit par accident, soit délibérément, ce qui pourrait affecter à la fois la productivité et la réputation.

Le marché des MPS de front office est sans aucun doute en train de changer et certains opérateurs sont sans doute plus vulnérables à moins qu'ils ne parviennent à améliorer leur jeu en matière de fourniture de services et de sécurité, ou à s'associer à une entreprise qui le fait. Les fournisseurs de services MPS les plus performants seront ceux qui seront capables de relier à la fois le papier et le numérique et de répondre aux besoins croissants et complexes des organisations.

Nous constatons des changements similaires dans le back-office, les entreprises ayant besoin de solutions de niveau entreprise pour gérer tous les appareils tels que les imprimantes industrielles, les ordinateurs de poche, les scanners et les imprimantes mobiles. J'espère que la volonté d'efficacité des processus métier persuadera ceux qui ont des responsabilités en back-office d'apprendre des MPS de première ligne et de commencer à s'engager avec ceux les mieux placés pour le faire passer la porte de l'entrepôt.